EA Fellows

At the EAlumni network meeting in January, IT investment expert Chris Potts gave us an exciting picture of the new world, where the (surviving) enterprise architects will be joining with fellow business developers in architecting the enterprise, rather than just adapting IT to support the business goals.

Chris is challenging the traditional thinking: No more talk about aligning business and IT – the technology budget must be embedded in the total budget for developing the company and it’s products.

The participants of the EAlumni meeting, mostly enterprise architects, were thrilled to learn about the new game, where EA is moving out of the IT department, and the keywords are innovation, passion and power. Hear more from an inspired participant.

Later in the same week, Chris presented a ‘Scandinavian flavoured’ version of his award-winning 2-day seminar Corporate Strategy for IT , for a small VIP audience.

Based on The fruITion Strategy^® , the delegates were guided on a journey through four generations of Corporate Strategy for IT: Each generation of strategy involves a change in focus and the primary role of the CIO’s team.

During two intensive days, the participants adopted a corporate strategist’s view of IT investments, rather than the technologist’s viewpoint, and experienced new and practical perspectives on how best to turn yesterday’s efficiency based strategies into today’s exploitation led ones. Read the insights and perspectives by one of the delegates.

EA Fellows bringer nu Chris Potts til Danmark, ikke blot for et foredrag, men med et 2-dages intensivt seminar for topledere og virksomhedsudviklere. Det sker den 21-22 januar 2010 i København.

Chris Potts er anerkendt som en af verdens skarpeste, når det gælder forretningsudvikling med IT. Han giver internationale topledere et nyt perspektiv på IT anvendelsen i deres virksomhed, med sit prisvindende executive seminar

Corporate Strategy for IT

How to turn business leaders into experts at exploiting technology

(more…)

Når der skal opstilles en business case for EA, er omkostningssiden klart den nemmeste af konkretisere: Mandtimer, konsulenter, værktøjer. Men hvordan opgør vi plussiden? Hvilke fordele kan vi opnå, og hvilken værdi skal vi tillægge dem? Her har vi samlet lidt inspiration til enterprise arkitekten, der skal argumentere for at indføre et EA program i virksomheden.

Enterprise arkitekturen giver virksomheden en række fordele, som alle rammer bundlinien – på kortere eller længere sigt. Hvis vi vil opstille en business case for EA programmet, som harmonerer med den traditionelle budgetstruktur, kan det være hensigtsmæssigt at opdele fordelene i to overordnede kategorier:

 Forretningsfordele

• Bedre opfyldelse af strategiske mål
• Forbedret forretningsmæssig performance

 IT-fordele

• Bedre IT understøttelse af forretningen
• Reducerede IT omkostninger

I de næste afsnit ser vi på, hvorledes en god EA praksis kan resultere i direkte besparelse, ekstra fortjeneste eller andre forretningsmæssige fordele som kan bogføres under disse overskrifter.

Bedre opfyldelse af strategiske mål

Især når virksomheden står over for betydelige forandringer, vil en velkørende arkitekturproces have stor værdi: Når den overordnede styring af virksomhedens projektportefølje baseres på vedtagne arkitekturprincipper, får vi sammenhæng mellem strategiske mål og de konkrete initiativer. I praksis bidrager EA til 

• at foretage en hurtig justering – på et sikkert grundlag – af projekter i forhold til ændrede succeskriterier eller nye begrænsninger, fx ved skiftende markedsforhold
• at opnå synergier mellem projekterne, fordi de bygger på fælles platforme, mønstre og kompetencer
• at udnytte eksisterende erfaring med kendte komponenter og processer i stedet for at eksperimentere med ukendte løsninger
• at standse eller afvise de projekter, som ikke understøtter de strategiske mål eller ikke er en god investering 

Forbedringer som disse kan som regel mærkes som besparelser på udviklingsbudgettet, men den største værdi kommer helt sikkert fra virksomhedens forbedrede evne til at kunne navigere sikkert gennem skiftende udfordringer og realisere det forretningsmæssige potentiale som strategien indeholder.

Forbedret forretningsmæssig performance

I den daglige drift er der brug for en systematisk visualisering og analyse af virksomhedens forretningsinitiativer, så man løbende kan følge op på resultaterne. En god arkitektur sikrer, at det forretningsmæssige udbytte af virksomhedens produkter og services kan sættes i relation til deres underliggende komponenter. Med denne indsigt kan man træffe hurtige og sikre beslutninger om hvilke ændringer der skal til i systemer og processer for at optimere de forretningsmæssige resultater. En god arkitektur giver fx mulighed for: 

• Eliminering af dublerede funktioner og løsninger, fx fakturering, CRM, mm
• Identifikation af flaskehalse og afhængigheder mellem systemer og processer
• Håndtering af forretningsmæssige muligheder og problemer tidligere i forløbet
• Nemmere projektstart ved brug af overordnede EA principper i projektbeskrivelsen
• Optimering af virksomhedens produktportefølje med konsoliderede erfaringer fra alle komponenter 

Når kravet er at skabe resultater på bundlinien, er det vigtigere end nogen sinde at resultaterne direkte kan henføres til de beslutninger der tages i den daglige drift, og at udbyttet løbende optimeres ved at anvende  de bedste løsninger, metoder og værktøjer.

Bedre IT understøttelse af forretningen

Effektiviteten af IT anvendelsen skal måles gennem de forretningsmæssige resultater. En af de vigtigste faktorer er her, hvor godt IT komponenterne leverer værdi i de forretningsmæssige arbejdsgange, og det er er netop dette forhold, enterprise arkitekturen står for at optimere. Med en god alignment (tilpasning) mellem forretning og IT opnår vi det største udbytte af IT-investeringerne. I virksomheder der har en god praksis for IT understøttelse, finder man disse positive virkninger: 

• Færre ændringer i de kørende systemer som følge af oversete eller ændrede behov
• Sikkert valg af komponenter der matcher veldefinerede operationelle krav
• Systemer med standardiserede grænseflader reducerer behovet for special udvikling af integrationer
• Hurtigere designcyklus for nye løsninger til forretningen ved genbrug af IT-komponenter
• Reduceret risiko for fejl og nedbrud ved brug af velkendte services og komponenter 

Den samlede effekt er ikke blot positiv i IT afdelingen, hvor man opnår hurtigere udviklingstid og færre rettelser. Forretningen oplever, at gevinsterne ved IT understøttelsen kan høstes tidligere, fordi IT-komponenter og arbejdsgange passer sammen fra starten. I tilgift får vi en større omstillingsevne (agilitet) for forretningsudviklingen, fordi udvikling og udbygning af modulære systemer er en langt hurtigere vej end “at starte fra bunden”, når et nyt forretningsprodukt skal understøttes med IT.

Reducerede IT omkostninger

En vigtig faktor i omkostningerne til udvikling og drift af IT løsninger er kompleksitetsgraden. Det er en velkendt sandhed, at organisationer som driver en portefølje af komplicerede IT løsninger, belastes af ekstra omkostninger, både til udvikling, drift og vedligehold, og har samtidig en forøget risiko for ustabilitet og nedbrud. Hvis man derimod satser på konsolidering af IT-infrastrukturen og udvikling af fælles standardiserede IT services, kan man opnå fordele på følgende punkter: 

• Reducerede udviklings- og test omkostninger ved at implementere fælles IT- komponenter
• Højere driftsstabilitet, og nemmere fejlretning med færre forskellige platforme
• Reducerede omkostninger til systemforvaltning, pga. af lavere kompleksitet
• Eliminerer behovet for vedligehold af dublerede data, systemer og services 

Når vi ser på de fordele, der kan hentes i IT driften, har en god arkitekturpraksis et stort potentiale. Men også i forbindelse med udvikling og opgradering, er der penge at hente, fordi en standardiseret infrastruktur, og faste principper for brug af standardsystemer og egenudviklede systemer, giver hurtigere implementering og mindre risiko. Her er de punkter, hvor en fælles arkitektur kan give fordele: 

• Konsolidering af platforme og værktøjer sparer omkostninger til drift og overvågning
• Standard mønstre giver hurtigere og nemmere opbygning af nye driftmiljøer
• Velstrukturerede platformskrav giver mulighed for selektiv outsourcing 

Både ved intern drift og ved outsourcing, bør en løbende forbedring af price/performance være en del af driftsaftalen. Det kan realiseres, hvis IT miljøet opbygges efter moderne arkitekturprincipper, hvor en stigende automatisering af driftsrutinerne er et af de overordnede principper for samarbejdet.

Sådan sikres gevinsten

Ved opstilling af business casen, skal potentialet for hvert punkt vurderes individuelt i den enkelte virksomhed. Som bekendt skal forbedringen altid måles ud fra det aktuelle niveau, og her kan en uvildig vurdering være til stor nytte. 

Ved realiseringen af de potentielle gevinster spiller det en stor rolle, at virksomheden tager hensigtsmæssige beslutninger gennem hele processen. EA er jo kun en metode til at tage gode strategiske valg – EA kan ikke garantere at virksomhedens ledelse omsætter anbefalingerne til action. Det er jo det, der skal til for at høste gevinsten. 

For at virksomheden kan styre hurtigt og sikkert, på et solidt, strategisk grundlag, skal beslutningsmekanismerne være velfungerende. God governance er karakteriseret ved, at de rigtige personer (interessenter) er involveret i beslutningsprocessen, og at de har et fælles værdisæt at arbejde ud fra. Når de får et solidt beslutningsgrundlag, som EA programmet kan levere, er det faktisk ikke så svært at tage rigtige og sikre beslutninger.

Som omtalt i Computerworld, oplever vi i denne tid en tydelig stigning i interessen for enterprise arkitektur, ikke blot hos IT-specialister, men også hos virksomhedernes topledelse. Det tyder på, at både store og små organisationer satser på at få bygget bro mellem forretning og IT, mellem teori og praksis, mellem principper og processer.

Vi har hos flere kunder oplevet, at der allerede er udarbejdet en stor, dyr og flot indbunden IT-vision og -strategi, men den har ikke forladt reolen efter den er blevet vedtaget at ledelsen. I den samme reol står er ofte en virksomhedsstrategi, en produktstrategi og flere andre overordnede planer. Men disse dokumenter er ofte udtænkt forskellige steder i organisationen, og det kan være svært – måske endda umuligt – at føre dem alle ud i livet på én gang.

Enterprise Arkitektur

Der er behov for samordning, og det er her, enterprise arkitekturen (EA) kommer ind i billedet. Ved at brede fokus ud til mere end blot IT-strategi, opnår organisationerne som arbejder med EA en større sammenhæng mellem de forskellige forretningsområder, mere gennemsigtighed, og dermed større mulighed for genbrug af processer og IT løsninger på tværs af hele forretningen.

Danske Bank er et godt eksempel på en virksomhed, der benytter enterprise arkitektur som et redskab til at opnå konkurrencemæssige fordele. Som Claus Torp Jensen er citeret for i artiklen opnår Danske Bank, at de i stedet for at udvikle fra bunden kan gøre brug af IT-komponenter, de allerede har på “hylderne” , og ved at kombinere dem på en ny måde kan de understøtte en ny forretningsproces og levere et nyt produkt til kunderne med kort varsel.

Kompetencerne mødes

Det er ikke trivielt at skabe en sammenhængende enterprise arkitektur for en virksomhed – det kræver betydelig indsigt både i forretningen, processerne og IT løsningerne. Det er vigtigt at arkitekturteamet repræsenterer et bredt udsnit af virksomhedens kompetencer – både de tekniske og de ledelsesmæssige. Men det er lige så afgørende, at arkitekturarbejdet følger en veldefineret metode, som alle deltagere forstår at anvende, selvom de kommer med forskellig baggrund.

Hos EA Fellows har vi i denne tid meget fokus på facilitering og undervisning. Vi mærker, at de forretningsansvarlige i stigende grad deltager i kurser og workshops om EA, for at kunne spille optimalt sammen med IT-folkene i deres hjemlige arkitekturproces. Og ikke overraskende, så kommer IT-arkitekterne til de samme kurser for bedre at forstå forretningens tankegang.

Mindre bøvl

Ved at råde over de rigtige kompetencer, og få dem til at spille sammen i en god proces, bliver virksomhederne i stand til at tage bedre strategiske beslutninger om anvendelsen af IT. Beslutningerne bliver langt mere “implementerbare” for kunden, fordi de er bygget på de samme forretningsprincipper, som styrer virksomhedens udvikling. Resultatet er sunde, langsigtede beslutninger – og langt mindre bøvl med IT.

Billedet af den traditionelle virksomhed, hvor alle medarbejderne arbejder synkront foran hver sin pc, hører en svunden tid til. Et stigende antal virksomheder tilbyder fleksible arbejdsformer som hjemmearbejdspladser og mobile opkoblinger for ansatte på farten.

Nine-to-Five bliver til Always-On

De nye mobile og decentrale arbejdsformer betyder, at der stilles stigende krav fra forretningen overfor virksomhedernes it-afdeling. Når medarbejderne skal arbejde hjemmefra, eller fra hoteller, lufthavne og fremmede lokaler, stilles der krav til udstyr, båndbredde og sikkerhed, som går langt ud over den standard, der hersker på virksomhedens adresse.

Nye klienter

Den mest iøjnefaldende ændring i IT anvendelsen er nok brugen af nye klienter som PDA’er, smartphones, og andre devices, hvor brugergrænsefladen er markant anderledes end på en standard pc. Her bliver der brug for at håndtere flere parallelle kanaler fra den samme bruger til de samme data. For at møde denne udfordring vælger mange virksomheder at udskifte de traditionelle windows programmer med web-applikationer, som kan afvikles på tynde klienter, og ofte ser vi dette understøttet af en web-service infrastruktur. Men valget af denne form for applikationer giver også et øget pres på infrastrukturen, som kan forventes at blive en vigtig udgiftspost i de kommende år.

Slanke applikationer

Når arbejdsformerne ændres, må applikationerne følge med. For decentrale og mobile arbejdspladser benytter forretningsorienterede virksomheder enkle design principper som disse:

• Simpelhed, dette vil reducere omkostningerne til oplæring og support
• Tynde klienter, så det er ligetil at distribuere software og foretage opgraderinger
• Begrænset funktionalitet, implementer alene funktioner der er absolut nødvendige
• Brugervenligt design, det er lettere at yde support – og behovet er mindre
• Dimensioneret båndbredde: design med henblik på langsomme og ustabile net forbindelser
• Stabil konfiguration: undgå mange varianter og “lås” brugerens konfigurationsmuligheder så meget det er relevant

Serviceorienteret infrastruktur

Også infrastrukturen spiller en vigtig rolle, når målet er at gøre arbejdet uafhængigt af tid og sted. For enterprise arkitekten er opgaven at vælge og designe en infrastruktur, der kan bringe virksomhedens behov for funktionalitet, kommunikation og datalager på en fællesnævner, så stordriftsfordelene kan udnyttes.

En vigtig disciplin er kapacitetsplanlægningen, dvs styring af den indkøbte båndbredde, cpu-kraft og lagerplads i forhold til de forretningsmæssige behov. Når skiftende forretningsbehov giver store variationer i den ønskede kapacitet – og dens fordeling på systemer og brugere -  kan det være aktuelt at overveje en virtualisering af ressourcerne. På denne måde kan forretningens ønske om fleksibilitet honoreres, samtidig med at rutinefunktioner som fx backup og overvågning kan effektiviseres.

Ny arkitektur

De nye måder at arbejde på giver arkitekten nye udfordringer: Applikationerne skal vælges og sammensættes udfra nye principper, og infrastrukturen skal optimeres i forhold til det ændrede forbrugsmønster. Men målet er uændret, at understøtte forandring i virksomheden.

De fleste kender Google som en søgemaskine, og Microsoft som en kontorprogramleverandør. Men i den seneste tid er de to gået i kødet på hinanden.

For et stykke tid siden lancerede Microsoft en beta-udgave af deres søgemaskine, den hedder Start og kan findes på Start.com. Og i sidste uge svarede Google så igen, da de købte Writely og dermed for alvor viste at de er på vej ind på Microsofts domæne, kontorprogrammerne. Snart ser vi vel Google Office, men kender man Google må det forventes være en online, web-baseret applikation.
På søgemaskineområdet ser vi også innovation. For eksempel Clusty, som opdeler søgeresultatet i grupper (“clusters”). Når man søger på EA får man vist grupper som Zachman, SOA og Open Group. Ganske smart. Gad vide hvornår Google, Yahoo eller Microsoft køber dem?

Enterprise Architecture (EA) er grundlaget for

• At få koblet forretning og IT sammen i én strategi
• At vælge de rigtige standarder og teknologier
• At styre udviklingen med simple regler/principper

Enterprise Architecture (EA) er altså meget mere end end blot IT-arkitektur. Det er en planlægningsproces, som skaber sammenhæng mellem forretningsprocesserne og it løsningerne, og optimerer begge sider i forhold til hinanden. EA er for mange en vanskelig disciplin, fordi der kræves en bred vifte af kompetencer i processen, og fordi der skal tages mange vidtrækkende beslutninger undervejs. 

Enterprise architecture er en ledelsesdisciplin, der kræver indsigt i både de forretningsmæssiske og de tekniske forhold. De forskellige deltagere i EA-processen skal ikke blot være eksperter på deres eget felt, de skal også  forstå hvorledes beslutningerne i de forskellige domæner indvirker på hinanden, og hvilke konsekvenser deres beslutninger vil have på lang sigt. Kort sagt, EA er ikke for begyndere.

Der skal investeres mange ledelsesressourcer i arkitekturprocessen, for at de trufne beslutninger bliver rigtige for den enkelte virksomhed. Og det er afgørende at benytte de bedste metoder og værktøjer i processen, så den investerede tid giver det optimale udbytte. Derfor vælger stadig flere virksomheder at alliere sig med erfarne rådgivere, når arkitekturprocessen skal tilrettelægges  og gennemføres i praksis.