Kravspecifikation

Det er en sædvanlig praksis ved de fleste IT anskaffelser at lade en kravspecifikation udgøre en vigtig del af kontrakten. Men mange kravspecifikationer fokuserer entydigt på funktionaliteten af det system, der skal anskaffes, og overser vigtige spørgsmål som disse:

  • Hvilke krav skal vi stille til den tekniske løsning, for at den passer til virksomhedens strategi?
  • Har vi brug for et rammesystem, standardsystem eller en specialudviklet løsning?
  • Hvordan skal løsningens anvendelse afgrænses i forhold til virksomhedens processer og øvrige IT værktøjer?
  • Hvilken integration er der brug for til andre data og funktioner, og hvilke krav stilles til grænsefladerne?

Her bevæger vi os ud over de traditionelle kravspecifikationer, og ind på arkitekturens område. For at sikre, at virksomhedens IT anskaffelser giver den ønskede effekt, må disse beslutninger defineres som forudsætninger og krav i udbudsmaterialet.

Vil man sikre sig, at kravspecifikationen understøtter virksomhedens strategi, uden at fordyre løsningen med krav, som ikke bidrager til værdiskabelsen, er de en god ide at tage udgangspunkt i en klassisk model for enterprise arkitektur, når kravene skal specificeres. Det betyder, at kravspecifikationen fx kan følge dette paradigme:

Forretningens strategi – i dette afsnit beskrives de overordnede forretningsmål og den ønskede ændring i forretningen. På denne baggrund beskrives hvorledes løsningen skal skabe værdi i virksomheden, fx. med henvisning til Business Casen. Dette afsnit bør også beskrive hvilken implementeringstakt, der ønskes.

Forretningsprocesser – her beskrives de arbejdsgange, som løsningen skal understøtte eller erstatte. Vi beskriver også, hvilke ændringer i processerne løsningen vil medføre, og hvilke nye forretningsprocesser der evt. skal indføres.

Informationer – i dette afsnit beskrives hvilke informationer løsningen skal behandle, og hvilke krav der stilles til informationsbehandlingen. En vigtig del af afsnittet er informationernes struktur og organisering, samt hvilken sikkerhedsmæssig klassifikation de har.

Funktionalitet – her beskrives de funktioner, som løsningen skal indeholde, og hvordan de er organiseret i systemer og services. Afhængigt af løsningens art kan der være behov for at opdele funktionerne fx efter aktører eller geografiske lokationer. Alle løsningens funktioner skal relateres til forretningsprocesserne, så man kan se hvordan de skaber værdi.

Teknologi – her beskrives kravene til IT-infrastrukturen, baseret på kravene fra de foregående afsnit: Det specificeres hvilke fælles funktioner, der skal være tilgængelige i infrastrukturen (fx kommunikation og sikkerhed), og det defineres hvilken kapacitet og stabilitet, platformen skal have.

EA Fellows anvender detaljerede skabeloner til udarbejdelse af kravspecifikationer, som sikrer at alle krav er forankret i virksomhedens strategi, og at de er begrundet i projektets business case. Det sikrer, at den efterspurgte løsning dækker netop det forretningsmæssige behov, uden at tilføje fordyrende komponenter og funktioner, og uden at medføre en unødig kompleksitet. Eller sagt med andre ord: Hvert krav vejes på en guldvægt for at sikre, at det giver forretningsværdi for investeringen.